Mẹo quản lý công việc theo phương pháp 44 thư mục

Nếu có thì đừng ngại thú nhận bởi có rất nhiều người giống bạn. Vấn đề là file nào bạn cũng có cảm giác sắp cần đến, hoặc đang làm dở nên ko thể cất đi được. Tuy nhiên lúc cần tìm 1 file giữa ma trận file và thư mục này thì thiệt mệt. Mà người khác ngó qua cái màn hình kinh hồn này còn dễ đánh giá bạn là người bừa bãi, lộn xộn nữa chứ.
Có một cách khắc phục dành cho bạn, đó chính là phương pháp 44 thư mục trên desktop.
Đừng quá lo lắng bởi số lượng thư mục quá lớn. Bạn sẽ thấy là chúng được bố trí rất hợp lý và đa phần chúng chỉ là thư mục rỗng thôi mà. Các bước thực hiện cụ thể như sau.

1. Tạo 1 thư mục tên là “Today” trên desktop và vứt hết các file/thư mục của bạn vào đó.
2. Rà lại một lượt xem cái nào ko dùng nữa thì xoá đi. Cái nào xong rồi thì cất cho đúng chỗ, ko để lại trên desktop.
3. Tạo một thư mục tên là “To do” trên desktop, trong đó có 12 thư mục con tương ứng với các tháng trong năm.
4. Tạo tiếp 31 thư mục đánh số theo 31 ngày trong tháng. Sau đó bỏ chúng vào tháng hiện tại và tháng tiếp theo. Ví dụ hiện tại là ngày 30 tháng 10 thì chỉ bỏ thư mục 31 vào thư mục Tháng 10 thôi. Còn lại bỏ hết sang Tháng 11. (Vì thư mục 30 nằm trong tháng 10 chính là Today rồi mà)

Nguồn: Meohoang712
Xong, giờ tạm quên mớ thư mục đó đi. Hãy quay trở lại thư mục Today và giải quyết các công việc trong ngày của bạn.
Đến cuối ngày, hãy cất các file thành quả của mình khỏi desktop, ví dụ vào thư mục gì đó ở trong thư mục gì đó ở ổ D. Những file nào còn đang dùng dở, chưa phải là thành quả cuối cùng thì chuyển hết vào thư mục 31 nằm trong Tháng 10 hoặc thư mục 1 trong Tháng 11 để tới ngày đó thì nhớ mà làm.
Ngày hôm sau (giả sử bạn vẫn làm việc vào ngày 31/10), khi bắt đầu làm việc bạn chuyển hết các file trong thư mục 31 của tháng 10 qua Today. Tiện thể bỏ cái thư mục 31 rỗng qua Tháng 12. Vì tháng 11 chỉ có 30 ngày thôi. Đến cuối ngày lại xem cái gì cất đi được khỏi Today, cái gì có thể xoá, cái gì chuyển lại vào ngày khác trong tháng 11. Các ngày sau nữa cũng lặp lại như vậy.
Như vậy, dù bạn bận rộn đến đâu thì trên desktop bao giờ cũng chỉ có 2 thư mục là Today và To do. Cứ đến ngày nào thì mở thư mục của ngày đó ra, là biết phải làm gì. Rất gọn gàng và khoa học.
Giờ bạn có muốn biết tại sao phương pháp 44 thư mục lại hữu ích không? Vì nó giúp bạn tuân thủ 5 nguyên tắc quan trọng trong khi phân loại và lưu trữ thông tin:

• Tránh lưu những tài liệu ko cần thiết
• Tách biệt việc đang thực hiện với việc đã hoàn thành
• Tránh lưu quá nhiều tài liệu trong cùng 1 thư mục
• Sử dụng hệ thống thư mục được đặt tên một cách có trật tự
• Sắp xếp tài liệu theo thứ tự ưu tiên

Đương nhiên, ngoài 44 thư mục nằm trên desktop này bạn vẫn cần một hệ thống thư mục nữa sắp xếp theo thứ tự thời gian/ vai trò (mảng việc)/ dự án (sự kiện)… nữa. Nhưng mà cái này là sự sáng tạo và bố trí riêng theo thói quen và đặc thù công việc của bạn. Phương pháp 44 thư mục chỉ để xử lý cái Desktop bừa bộn thôi.

Nguồn: Internet

Từ khóa tìm kiếm mẹo hay, mẹo quản lý công việc, mẹo vặt, quản lý công việc, quản lý công việc hiệu quả